1. Hva og hvorfor?
Backcasting er baklengs planlegging, der man begynner med å definere et mål lengre frem i tid og så tenke steg for steg tilbake til hva som skal til for å oppnå det målet. Denne måten å planlegge på kan både brukes av enkeltpersoner og i fellesøkter.
Baklengs planlegging blir gjort i det små og i det store. I det små blir det tilpasset i restauranter. Tenk at dere er fire stykker som bestiller vidt forskjellige måltider på en restaurant. Kjøkkenpersonalets mål er da å møte deres forventning om at fire varme måltider blir servert omtrent samtidig innenfor rimelig tid. Dette krever god planlegging der personalet må begynne med den delen av maten som krever mest tid til tilberedning.
Samme type planlegging kreves ved omstillinger, der det på mange områder er ønskelig å gjøre mye av aktivitetene våre på en fundamental annerledes måte i fremtiden. Først skal målet være klart: Hva ønsker vi å oppnå i hvilket årstall i vårt prosjekt? Om det som vi ønsker å oppnå likner på det som vi har i dag (og det dermed ikke er en omstilling), kan vi fortsette å optimalisere og tenke ut fra dagens situasjon inn i fremtiden. Når målet er en virkelig omstilling holder ikke denne tankegangen. Da må vi tenke den andre veien: Om målet skal være oppnådd da, skal vi i det minste ha kommet så langt 5 år før fristen og så langt 10 år før osv.
Som på en restaurant må vi begynne med det som tar mest tid. Det er mye i en omstilling som er meget tidkrevende, spesielt om det er mye ny teknologi involvert: utvikling av denne teknologien, å lage og få godkjent reguleringsplan og annet som er søknadspliktig, å bygge og innrede næringsbygg osv. I tillegg har det meste av teknologi en viss brukstid. For eksempel kan en bil bli brukt i opptil 15 år. Om målet er at alle person- og varebiler på veien skal være elektriske i 2050 bør man derfor slutte å selge fossile person- og varebiler fra 2035. EU har derfor lagt forbud mot salg av dem fra 2035.
2. Gjennomføring
Her følger en kort gjennomgang av hvordan både en tankeøvelse og en fellesøkt kan gjennomføres.
Etter siste steg følger noen tips til hvordan man kan gjennomføre stegene i en fellesøkt med en større gruppe.
Steg 1: Sett et mål og en frist for når målet skal være oppnådd
Baklengs planlegging er et godt verktøy for å planlegge hvordan vedtatte mål kan oppnås. Det kan også brukes for å utforske forskjellige scenarier, også om en eller flere av dem ikke virker særlig realistisk.
Uansett: Det skal settes et mål med en frist før neste steg påbegynnes.
Eksempler på aktuelle mål:
- I 2050 skal Norge ha kuttet 90 til 95 % av klimagassutslippene sammenliknet med 1990 (fra Klimaloven §4)
- Innen 2034 skal alt fôr til oppdrettsfisk og husdyr komme fra bærekraftige kilder og bidra til å redusere klimagassutslippene i matsystemet (fra Samfunnsoppdraget bærekraftig fôr)
- Innenfor 8 år skal jeg ha en fast jobb som sykepleier, selv om jeg nå jobber i en annen sektor
Steg 2: Utforsk hva målet innebærer
Hvordan ser systemet ut når målet er nådd? Hvem har blitt berørt av omstillingen? Hvilke tekniske og organisatoriske løsninger må være på plass? Kreves det holdningsendringer? Er målet så attraktivt som vi trodde i utgangspunktet eller skal det justeres?
Steg 3: Trinn for trinn-analyse bakover
Aktiviteter og endringer som tar mye tid skal identifiseres først.
Når for eksempel en som jobber i en annen sektor skal bli sykepleier krever dette en studie på flere år. Når man har funnet en passende utdanning vet man hvor lang tid den tar å gjennomføre og dermed også når man senest skal begynne på den. Utvikling av ikke-moden teknologi tar også tid, spesielt når den etterpå skal skaleres opp i store, plass- og energikrevende byggeprosjekter.
Så skal man jobbe fra målet bakover i omtrent 5 trinn. Skal målet oppnås i 2050, blir det dermed passende å ta 5 år om gangen, først 2045, så 2040, 2035 og 2030 før man kommer til nåtiden i 2025. Er målet i 2035, blir det 2 år om gangen og 2033 er første mellomsteg. Om nødvendig deles stegene opp i flere trinn, men uten å gå på detaljnivå før man har et helhetlig utkast av hele tidslinjen.
I løpet av prosessen gjør man mange antakelser, og disse skal noteres ned.
Konklusjonen på øvelsen kan være at målet ikke kan nås på ønsket tid. Da kan man i neste steg finne tidligst mulig tidspunkt for når målet kan bli nådd og ta en diskusjon rundt målet og alle antakelsene man har gjort i de forskjellige trinnene i analysen.
Også når målet virker realistisk kan det være en god idé å gjennomgå analysen en annen dag og/eller med flere personer for å kvalitetssikre både antakelsene og konklusjonene. Vær spesielt obs. på ubevisste antakelser i prosessen.
Steg 4: Lag en handlingsplan
Når man lager handlingsplanen kan man jobbe både baklengs og fremlengs eller bruke en kombinasjon av disse.
En omstilling krever bred involvering av mange, og derfor har man vanligvis ikke kontroll over alle tiltakene som skal gjennomføres. I så fall skal planen indentifisere hvem som kan gjennomføre disse tiltakene og hvordan man kan utøve innflytelse på disse aktørene. Finansiering av tiltakene skal også inkluderes.
Stegene i fellesøkt med mange personer
For at alle skal bidra aktivt, bør gruppestørrelsen være på omtrent 5 personer. Større grupper skal derfor splittes opp under gruppeaktiviteter.
De som leder fellesøkten må forberede seg godt. De følgende punktene kan være et hjelpemiddel:
- Gjør en grov analyse selv for å ha en idé om hvordan resultatene kan bli. Denne gir også en pekepinn på hvor komplisert problemstillingen er og dermed agendaen for dagen.
- Lag en liste med spørsmål til deltakerne for å hjelpe og holde dem i gang.
- Tenk gjennom oppdelingen i grupper: Skal alle gruppene jobbe med hele prosessen eller er emnet så omfattende at det er mer hensiktsmessig å la dem jobbe med delløsninger? Skal eksperter i et emne samles om å finne for eksempel en god tidslinje på visse tekniske løsninger?
- Lag en agenda. Denne er veldig avhengig av hvor innviklet problemstillingen er. Sett av nok tid til diskusjon og pauser.
- Begynn gjerne med å fortelle historien om sektoren minst like langt tilbake i tid som man skal se fremover. Ofte har det vært store endringer og dagens situasjon har vart mye kortere enn det føles. Budskap: Nåværende situasjon er en del av en reise i tid, og vi ønsker selv å bestemme hvor vi skal reise hen.
- Lag så en kreativ øvelse hvor deltakerne skal forestille seg å være i målåret i en relevant situasjon. Dette oppleves av mange som vanskelig, og oppgaven skal være konkret: «Dere skal reise herfra til Oslo, beskriv reisen.», «Tegn et kart over vårt industriområde.»
- Ha det morsomt under fellesøkten, og vær positiv. Som ved andre former for idémyldring er en dårlig idé ofte det første steget på veien til en god idé. Prøv å utfordre deltakere uten å gjøre dem utrygge.
3. Utfordringer
Intet verktøy er uten utfordringer. Dette er de viktigste utfordringene knyttet til baklengs planlegging:
- Mangel på kunnskap. Dette kan være kunnskap om de tekniske løsningene, hvor lenge det tar å gjennomføre planprosesser, pilotering av nye løsninger og så videre. Om det forventes eller viser seg at dette er et problem, bør prosessen splittes opp i to økter slik at man har tid til å skaffe en del kunnskap i mellomtiden. Ny kunnskap i etterkant kan også gjøre at både tidslinjen og planen må justeres.
- Mangel på fantasi. Selv om forberedelsene til en fellesøkt er gode, kan det være vanskelig å sette et mål som er betydelig mer bærekraftig enn en justering av nåværende praksis. Dette kan være en felle når baklengs planlegging utføres i en bedrift. Målet kan være at all eksisterende aktivitet skal være utslippsfritt i 2050, i.e. at nåværende kjøretøy, maskiner og prosesser skal byttes ut med noe tilsvarende som er utslippsfritt. Samtidig kan det være slik at aktiviteten ikke trengs på samme måte i et mer sirkulært 2050, eller at den blir gjennomført på en grunnleggende annerledes måte, for eksempel med mange små selvkjørende enheter.
- Uenighet om både mål og de viktigste antakelsene. Dette kan oppstå under fellesøkten eller i etterkant, spesielt blant interesseparter som ikke er med på øvelsen. Avtalte planer kan derfor møte mer motstand enn forventet. En fellesøkt kan virke mislykket om man ikke kommer i gang med baklengs planlegging pga. uenighet om mål og antakelser. Da får man heller se det som positivt at uenigheten har kommet frem i lyset og ta den nødvendige tiden å finne ut av dette.
- Overoptimisme i antakelsene av hva som er gjennomførbart. Det er lett å la seg rive med og tenke muligheter i en fellesøkt, men når avtalte planer skal gjennomføres kan de vise seg å være mer tidskrevende, kontroversielle, dyrere eller teknisk vanskeligere enn først tenkt.
4. Mer info
Selv om baklengs planlegging er et intuitivt prinsipp som blir tilpasset av mange, er det ikke enkelt å finne informasjon om det.
Baklengs planlegging er beskrevet på den engelske Wikipedia.
Victoria Mulligan fra New Zealand har laget en 48 minutters podcast som forklarer baklengs planlegging i The Futures Workshop Episode 5: Sarah Mecartney on Backcasting og en 15 minutters podcast som beskriver stegene i et fellesøkt: The Futures Workshop Episode 6: Backcasting Workshop.
UK Government Office for Science har laget en oppskrift for en fellesøkt og beskriver backcasting i et kapittel av sin toolkit: https://www.gov.uk/government/publications/backcasting-facilitation-worksheet/backcasting-facilitation-worksheet https://www.gov.uk/government/publications/futures-toolkit-for-policy-makers-and-analysts
Forrige side: X-kurven
Neste side: UFF – unngå, flytte, forbedre
